個人情報保護方針02

大阪電気通信大学友電会における個人情報保護に関する規則(取り決め)

大阪電気通信大学友電会(同窓会組織)情報倫理委員会

大阪電気通信大学友電会(以下「友電会」)は、高度情報社会における個人情報保護の重要性を認識し、以下の方針に基づき個人情報の保護に努めます。これは友電会が収集し利用するすべての個人情報をその対象として、友電会の個人情報に関する基本的な指針を定めるものであります。

  1. 1、制定の目的
    大阪電気通信大学友電会(以下「友電会」という)における同窓会事業の推進に関わり、友電会が取得した友電会の「会員」に対する個人情報の適正な取り扱いについて、基本的人権とプライバシイ-保護の観点から、以下基本的事項を定める。
  2. 2、用語の定義
    1. 1、会員・準会員とはこのガイドラインにおいて、友電会会員とは大阪電気通信大学を卒業した会員、および入学時に会費を納入した在学生の準会員を指す。
    2. 2、ガイドラインでの「個人情報」とは、会員および準会員に関わる情報をいい、特定の個人が識別され、または識別できうるもののうち、友電会が業務運営上取得した情報、または作成した情報をいう。
    3. 3、友電会が個人情報を利用するものは、同窓会名簿、全国支部名簿、同窓会誌発送用名簿、理事会・評議員会会議案内、クラブ同窓会名簿および議事録発送用名簿、その他友電会主催の行事案内発送などである。
  3. 3、個人情報の内容
    「個人情報」の内容には、書面に記載されているか、または電子的,磁気的、光学的方式等、人の知覚によって直接認識することができない方式で記録されているかを問わず、会員および準会員個人に関する情報であって、個人を識別することができるもの、および他の情報と照合することによって、容易に特定の個人を識別することができる、次に掲げるものをいう。
    1. 1、人を特定するための情報:氏名、性別、生年月日、顔写真
    2. 2、本人との連絡確認のための情報:住所、電話番号、メールアドレス
    3. 3、友電会役員および法人役員選出などに必要な情報:本籍、学歴、職歴、友電会歴、賞罰など
  4. 4、個人情報の利用と目的
    1. 1、友電会の個人情報は、同窓会の「会員相互の交誼を厚くし、母校の発展を図る」ための目的に利用することを原則とする。
    2. 2、友電会の個人情報は、友電会での会議および行事案内、名簿の製作、および友電会の支援などに必要な業務の遂行のために利用するものとし、法令に定めもしく正当な事由のある場合を除き、その他の目的に利用してはならない。
  5. 5、情報の取得
    1. 1、友電会会員および準会員の個人情報を取得しようとするときは、当該情報の利用目的を具体的に明示し、適正な方法によって取得しなければならない。
    2. 2、思想、信条および宗教に関する個人情報は、いかなる理由があっても、これを取得してはならない。
    3. 3、社会的差別の誘因となる事項に関する個人情報は、いかなる理由があっても、これを取得してはならない。
  6. 6、情報の更新と保存
    1. 1、友電会は、取り扱う会員の個人情報を利用目的の範囲内で正確、かつ最新の内容に保つよう努める。
    2. 2、友電会は、個人情報を取り扱うに当たっては、原則として利用目的に必要な範囲内で保存期間を定めるものとし、法令により例外として取り扱うことが認められている場合を除き、保存期間経過後または利用目的を達成した後は、個人情報を遅滞なく消去する。
  7. 7、会員の個人情報は、安全管理のために必要、かつ適正な措置を講じ、会員および提供先を監督しながら、下記の場合を除いて第三者に提供してはならない。
    • 1、予め、本人の同意を得た場合
    • 2、個人情報保護法その他法令により開示・提供を求められた場合
    • 3、個人の生命、身体、財産の保全上、緊急を要する場合
    • 4、明らかに本人の利益になる場合
  8. 8、業務委託
    取得した個人情報は、利用目的を達成するために必要な範囲以内において、友電会の業務委託先に対して個人情報を開示・提供することがある。その場合、友電会は業務委託先に対して守秘義務契約の締結など文書による契約を結び、会員の個人情報の安全管理が図られるよう、必要かつ適正な監督を行わなければならない。
  9. 9、情報の共同利用
    取得した個人情報は、友電会と友諠団体である大阪電気通信大学校友会、大阪電気通信大学高等学校同窓会との間で共同利用することがある。
  10. 10、情報の開示と不服通知
    1. 1、会員本人から友電会が保有する当該本人の個人情報の開示を求められたときは、遅滞なく開示しなければならない。ただし、開示しないことが相当であると判断されたときは、一部を開示しないことができる。
    2. 2、前項の規定に基づき、個人情報の一部を開示しないときは、遅滞なく、理由を付した文書によって、当該本人に通知しなければならない。
    3. 3、会員は、前項の通知について不服がある場合は、後述の「個人情報保護委員会」に不服を申し立てることができる。
  11. 11、訂正
    1. 1、会員本人から当該本人の個人情報の内容が事実でないとの理由によって、訂正、追加または削除(以下「訂正等」という。)を求められたときは、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、適正な措置を講じなければならない。
    2. 2、前項の規定に基づき、個人情報の訂正等を行ったとき、または行わないことを決定したときは、遅滞なくその旨を文書で、当該本人に通知しなければならない。
    3. 3、会員は、前条に基づく請求に対してなされた開示、訂正等の措置に不服がある場合は、あとに定める個人情報保護委員会に、不服の申し立てをすることができる。
  12. 12、統括者と管理者
    1. 1、会員の個人情報を管理するため、個人情報管理統括者をおき、事務局長をもって充てる。
    2. 2、会員の個人情報を取り扱う各部署に、個人情報管理者(以下「管理者」という。)をおき、事務組織では事務局長と事務員、また各支部・部会組織においては、各部会長、各支部長をもって充てる。
    3. 3、管理者は、個人情報を取り扱う場合、この規則に基づいて取り扱わなければならない。
    4. 4、管理者は、個人情報管理統括者に会員の個人情報を取り扱わせるに当たっては、個人情報の安全管理が図られるよう、当該事務員に対し、必要かつ適正な監督を行わなければならない。
    5. 5、管理者は、当該部署で保有する学生の個人情報を安全に管理するために必要かつ十分な措置を講じなければならない。
    6. 6、管理者は、当該部署で保有する会員の個人情報に流出、漏洩、紛失、盗難等の事故が発生または発生の疑いが生じた時は、直ちに、個人情報管理統括者に報告しなければならない。
    7. 7、個人情報管理統括者は前項の報告について事実を調査し、適切な措置を講じるとともに経過および調査の結果を、個人情報の主体である当該本人に報告しなければならない。
    8. 8、管理者は、会員の個人情報の取り扱いに疑義が生じた場合、速やかに、個人情報管理統括者に連絡しなければならない。
  13. 13、個人情報保護委員会
    1. 1、個人情報の取り扱いに関する重要事項を審議するため、個人情報保護委員会(以下「委員会」という。)をおく。
    2. 2、委員会は三役、各部会長、情報倫理委員会委員によって組織し、会長が委員長となる。
    3. 3、委員会は、前条までに定めるものの他、学生の個人情報の保護に関わる重要事項について審議、決定することができる。
  14. 14、この規則の改廃は、個人情報保護委員会の議を経なければならない。

以上

平成18年3月11日 施行

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